ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

• Χάραξη της στρατηγικής του συνεδρίου σε συνεργασία με την Οργανωτική Επιτροπή.
• Έρευνα συνεδριακού χώρου, παρουσίαση προτάσεων και συμβουλευτική για την επιλογή του καταλληλότερου.
• Συντονισμός των ομιλητών και ειδική εξυπηρέτηση VIP.
• Abstracts: Ηλεκτρονική υποβολή abstracts μέσα από την ιστοσελίδα του συνεδρίου και την ιστοσελίδα της εταιρείας μας (www.medevents.gr). Ηλεκτρονική αξιολόγηση abstracts. Αλληλογραφία με τους συγγραφείς για την αποδοχή των εργασιών τους και πληροφορίες για την ανάρτησή τους.
• ePosters: Παρουσίαση eposter ηλεκτρονικά στο διαδίκτυο ή/και σε οθόνες στο χώρο του συνεδρίου.
• Επιμέλεια και διεξαγωγή ενημερωτικής καμπάνιας (email και sms campaign) σε στοχευμένες ομάδες συμμετεχόντων για την κοινοποίηση της επιστημονικής εκδήλωσης.
• Εγγραφές: Ατομικές και ομαδικές προεγγραφές και καταγραφή όλων των συνέδρων σε ηλεκτρονικό σύστημα συνεδριακής διαχείρισης. Παρουσία γραμματείας κατά τη διάρκεια του συνεδρίου για την καταγραφή των στοιχείων επικοινωνίας των συμμετεχόντων σε ειδικά διαμορφωμένη βάση δεδομένων.
• Onsite αυτόματη εγγραφή και παραλαβή υλικού συνεδρίου.
• Εφαρμογή συστήματος barcode για διευκόλυνση και αυτοματοποίηση της καταγραφής των συνέδρων στη διάρκεια διεξαγωγής του συνεδρίου.
• Επιμέλεια και παραγωγή συνεδριακών αξεσουάρ με συνεδριακό υλικό και διαφημιστικά δώρα.
• Γραφείο διαχείρισης τουριστικών στο χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου.
• Συντονισμός επικοινωνίας με εκθέτες, συνέδρους και ομιλητές.

• Επιμέλεια εικαστικής παρουσίασης της διοργάνωσης, αναφορικά με το σχεδιασμό του έντυπου υλικού, μέσα από διαδικασία παρουσίασης εναλλακτικών προτάσεων και συμβουλευτικής για την επιλογή της καταλληλότερης.
• Επιμέλεια του επιστημονικού προγράμματος συνεπικουρώντας το ρόλο της Οργανωτικής Επιτροπής.
• Σύνταξη και επιμέλεια των ανακοινώσεων και του τελικού επιστημονικού προγράμματος.
• Παραγωγή του έντυπου υλικού (αφίσες, α’ ανακοίνωση, προκαταρκτικό πρόγραμμα, συνοπτικό πρόγραμμα, τελικό πρόγραμμα, βιβλίο περιλήψεων ή CD ή USB stick, πιστοποιητικά παρακολούθησης, κονκάρδες συμμετεχόντων, πανό, κάρτες συμμετοχής, προσκλήσεις, φάκελοι κ.α.)
• Μέριμνα για την αποστολή μέσω ομαδικών αποστολών και χρήση courier για άμεση επικοινωνία.
• Βέλτιστος σχεδιασμός για μείωση του έντυπου υλικού με έμφαση στα ηλεκτρονικά μέσα, με σκοπό την προστασία του περιβάλλοντος.

• Σχεδιασμός και επιμέλεια του προγράμματος χορηγίας (εκθέσεις, επιστημονικές διαλέξεις, διαφημιστικά προϊόντα).
• Μάρκετινγκ και προώθηση του προγράμματος.
• Επικοινωνία & Αλληλογραφία. Αποστολή της Πρότασης Χορηγίας στις εταιρίες, οι οποίες δραστηριοποιούνται στον τομέα της επιστημονικής εκδήλωσης.
• Παρακολούθηση πορείας χορηγειών μέσω ηλεκτρονικού συστήματος για την άμεση ενημέρωση της οργανωτικής επιτροπής.
• Συντονισμός χορηγών.
• Προωθητικές υπηρεσίες (διαφήμιση, προβολή εταιρικής ταυτότητας, προσυνεδριακή διαχείριση και κατά τη διάρκεια διεξαγωγής του συνεδρίου).
• Επίβλεψη του set up του εκθεσιακού χώρου και προετοιμασία του συνολικού χώρου πριν την έναρξη της εκδήλωσης.

• Μάρκετινγκ του κατάλληλου πλάνου και βάσης δεδομένων σε ό,τι αφορά τον εκθεσιακό χώρο.
• Αποτύπωση και μέτρηση του εκθεσιακού χώρου για τα stands των χορηγών.
• Διαχείριση προ-κρατήσεων περιπτέρων και μεθόδευση της επικοινωνίας με ενδιαφερόμενες εταιρίες.
• Διαρκής επικοινωνία με τους υπευθύνους του χώρου για την πλήρη προετοιμασία του χώρου.
• Εξυπηρέτηση των εκθετών κατά τη διάρκεια διεξαγωγής του συνεδρίου.
• Οργάνωση και συντονισμός των περιπτέρων και των εκθετών.

• Επιλογή του ξενοδοχείου σε συνεργασία με την οργανωτική επιτροπή.
• Υπηρεσίες μετακίνησης, διαμονής, φιλοξενίας και μεταφοράς.
• Ειδική εξυπηρέτηση VIP προσκεκλημένων ομιλητών.
• Τηλεφωνική επικοινωνία, αποστολή sms και email για τα στοιχεία της κράτησης και επιβεβαίωση.
• Γραφείο διεξαγωγής εγγραφών και τουριστικών υπηρεσιών στο συνεδριακό χώρο.
• Ξενάγηση Ομιλητών / Συνέδρων.

• Ενοικίαση οπτικοακουστικού εξοπλισμού.
• Εγκατάσταση συστήματος καταγραφής παρουσιών και ωρών παρακολούθησης των συνέδρων, με χρήση καταγραφικών συστημάτων barcode έξω από τις αίθουσες του συνεδρίου για την καταμέτρηση και απόδοση μορίων παρακολούθησης.
• Ζωντανή μετάδοση των εργασιών του συνεδρίου στο Internet μέσω της ιστοσελίδας www.livemedia.gr.
• Αποθήκευση των videos στην ιστοσελίδα www.livemedia.gr για on demand παρακολούθηση, καθώς και στο κανάλι του φορέα.
• Δημιουργία και αποστολή email καμπάνιας για την προώθηση του οπτικοακουστικού υλικού στο διαδίκτυο και την ενημέρωση των συνέδρων.
• Εγκατάσταση Internet Station στο χώρο του συνεδρίου.
• Πλήρης οπτικοακουστική καταγραφή των εργασιών του συνεδρίου.
• Συγκέντρωση των παρουσιάσεων των ομιλητών.

 Οπτικοακουστικά μέσα

• Εξοπλισμός της αίθουσας του συνεδρίου με data video projectors και Η/Υ τελευταίας τεχνολογίας.
• Δυνατότητα προβολής 3D παρουσιάσεων video.
• Παραλαβή και ταξινόμηση των slides των ομιλητών από έμπειρους τεχνικούς.
• Πλήρες μικροφωνικό σύστημα.
• Δυνατότητα ανάπτυξης σύνθετων οπτικοακουστικών συστημάτων σε πολλαπλές ταυτόχρονες αίθουσες. Οθόνες, προβολικά συστήματα, ρομποτικά συστήματα φωτισμού, δικτύωση μεταξύ των αιθουσών.
• Οθόνες για παρουσίαση eposter.

Τεχνολογική Υποδομή Γραμματείας

• Η/Υ, εκτυπωτές.
• Ηλεκτρονικό σύστημα συνεδριακής διαχείρισης Livemedia.Services.
• Σύστημα barcode έξω από την αίθουσα της επιστημονικής εκδήλωσης και τη γραμματεία για την καταμέτρηση των μορίων των παρουσιών.
• Δυνατότητα εγκατάστασης ασύρματου δικτύο.

Προσωπικό Γραμματείας

• Κάλυψη εξυπηρέτησης των ομιλητών, των προεγγραφών, των επί τόπου εγγραφών, των χορηγών – εκθετών και των τουριστικών υπηρεσιών.
• Κάλυψη των εκδηλώσεων εκτός Συνεδριακού Κέντρου.
• Συνεργάτες οι οποίοι θα συνοδεύουν τους συνέδρους από τα ξενοδοχεία στα οποία φιλοξενούνται προς τον συνεδριακό χώρο αλλά και προς τους χώρους εκτός του συνεδριακού κέντρου.

Internet

• Ενημέρωση του site της εκδήλωσης με το πλήρες πρόγραμμα και τις σχετικές πληροφορίες για την εκδήλωση.
• Δυνατότητα Video Conferencing.
• Δυνατότητα πρόσβασης στη ζωντανή μετάδοση της εκδήλωσης με κωδικό και παραλαβή πιστοποιητικού.

• Πλήρως εξοπλισμένο μεταφραστικό σύστημα.
• Συνεργασία με επαγγελματίες διερμηνείς.
  
  

• Ηλεκτρονική ατομική φόρμας εγγραφής.
• Ηλεκτρονική εταιρική φόρμας εγγραφής.
• Ηλεκτρονική κράτηση δωματίων.
• Ηλεκτρονική υποβολή εργασιών (abstract, eposter).
• Ηλεκτρονική αξιολόγηση εργασιών από τους αξιολογητές.
• Αποστολή Πρότασης Χορηγίας μέσω email campaign.
• Αποστολή ενημερωτικού email για την κοινοποίηση της εκδήλωσης.
• Ηλεκτρονικό πρόγραμμα συνεδρίου.
• Ηλεκτρονική αποστολή προσωποποιημένων προσκλήσεων για τις κοινωνικές εκδηλώσεις.
• Αυτόματο ηλεκτρονικό check-in στο συνέδριο.
• Διεξαγωγή online ψηφοφορίας (quiz) μέσω φορητών συσκευών σε μορφή ερωτήσεων με προεπιλεγμένες απαντήσεις (multiple choice).
• Δυνατότητα αποστολής ερωτημάτων μέσω Internet (chat), με παραοκολούθηση από το προεδρείο και απαντήσεις σε real time.
• Υποδομή πρόσβασης στο διαδίκτυο σε οποιοδήποτε χώρο διεξαγωγής της διοργάνωσης.
• Σχεδιασμός και κατασκευή ιστοσελίδας συνεδρίου.
• Ηλεκτρονική παραλαβή πιστοποιητικού με τα αντίστοιχα μόρια βάση παρακολούθησης.
• Ζωντανή μετάδοση του συνεδρίου μέσω της επίσημης ιστοσελίδας του.
• Δυνατότητα πρόσβασης στη ζωντανή μετάδοση της εκδήλωσης με κωδικό και παραλαβή πιστοποιητικού.
• Video Conferencing.

• Σχεδιασμός ενός ενιαίου πλάνου μάρκετινγκ.
• Οργάνωση δικτύου διανομής και αποστολής.
• Ομαδοποιημένη βάση δεδομένων.

Προβολή – Δημοσιότητα

• Ανάθεση των υπηρεσιών του γραφείου τύπου σε έμπειρη ομάδα των Livemedia δημοσιογράφων.
• Συνεχής δημοσιογραφική κάλυψη της εκδήλωσης για την αποστολή δελτίων τύπου, με στόχο την ευρεία προβολή της στα ΜΜΕ.
• Facebook, twitter, instagram.
• Δημιουργία συνεντεύξεων, video με highlights και διαφημιστικών spot.
• Αποδελτίωση των σχετικών άρθρων από εφημερίδες και περιοδικά για το αρχείο της εταιρείας.
  
  

Φωτογραφική Κάλυψη

• Πλήρης φωτογραφική κάλυψη από έμπειρο επαγγελματία φωτογράφο.
• Προώθηση φωτογραφιών στον τύπο, σε εφημερίδες και περιοδικά ευρείας κυκλοφορίας με στόχο την προβολή της επιστημονικής εκδήλωσης.
• Δημιουργία ηλεκτρονικού φωτογραφικού άλμπουμ στην ιστοσελίδα του συνεδρίου και δυνατότητα αποθήκευσης των φωτογραφιών από τον χρήστη.
  
  

• Επιμέλεια και παραγωγή πολιτιστικών προγραμμάτων.
• Φροντίδα για το καλλιτεχνικό πρόγραμμα της τελετής έναρξη.
• Γενική επιμέλεια του ευρύτερου χώρου της εκδήλωσης και στολισμός.
• Επιμέλεια των δείπνων που θα διεξαχθούν στα πλαίσια της εκδήλωσης
• Διαχείριση ψυχαγωγίας.
• Εκδρομές - Θεματικές Επισκέψεις - Ξεναγήσεις.

Το Οικονομικό Τμήμα της Inventics AE συνεισφέρει σημαντικά, με ασφάλεια και συνέπεια, στα χρηματοοικονομικά και λογιστικά θέματα των συνεδρίων.

• Σχεδιασμός, προώθηση και υλοποίηση χορηγικού προγράμματος με σκοπό την οικονομική υποστήριξη του συνεδρίου.
• Αποστολή της Πρότασης Χορηγίας με email και τηλεφωνική επικοινωνία στις εταιρίες, οι οποίες δραστηριοποιούνται στον τομέα της επιστημονικής εκδήλωσης.
• Μέσω ηλεκτρονικού συστήματος παρακολουθείται η πορεία των χορηγιών για την άμεση ενημέρωση της οργανωτικής επιτροπής.
• Προετοιμασία συνεδριακού προϋπολογισμού.
• Εκτέλεση πάσης φύσεως πληρωμών και οικονομικών διακανονισμών για λογαριασμό της Οργανωτικής Επιτροπής.
• Διαχείριση προμηθευτών και διευθέτηση συμβολαίων και τιμολογίων.
• Διαρκής οικονομικός έλεγχος εσόδων- εξόδων.
• Σύνταξη του οικονομικού απολογισμού της εκδήλωσης και παρουσίασή του στην Οργανωτική Επιτροπή.